OCHRANA OSOBNÍCH ÚDAJŮ

GDPR – Zásady ochrany osobních údajů a informační memorandum pro účastníky závodu a smluvní partnery – fyzické osoby
(o způsobu zpracování osobních dat a o právech s nimi souvisejících)

Účinnost od 1. 11. 2018

1. ÚVOD A DEFINICE

Těmito zásadami a informačním memorandem poskytujeme vám, všem účastníkům závodů SPARTAN a fyzickým osobám, jejichž osobní údaje mohou být v souvislosti s realizací závodů SPARTAN zpracovávány, včetně dobrovolníků podílejících se na přípravě a realizaci závodů SPARTAN, a našim smluvním partnerům, fyzickým osobám, informace o rozsahu a způsobu zpracování jejich osobních údajů, k jakým účelům osobní údaje zpracováváme, zda jsou osobní údaje někomu předávány a jaké práva mají tyto fyzické osoby v souvislosti se zpracováním jejich osobních údajů. Tyto zásady jsou zpracovány v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (dále „GDPR“), účinným od 25. 5. 2018.

Tyto zásady se vztahují na zpracování osobních údajů v souvislosti s pořádáním závodů SPARTAN společností ACEU s.r.o., se sídlem Osadní 869/32, Holešovice, 170 00, Praha 7, Česká republika („Spartan CZ“) , společností Adventuredsports s.r.o., se sídlem Hlavná 461, 094 12 Vechec, Slovenská republika („Spartan SK“); společností ULMUS ENTERPRISE Sp.z o.o., se sídlem ul. Halna 7/6, 33-380 Krynica-Zdrój, Polská republika („Spartan PL“), společností HSR Rendezvényszervezo Kft., se sídlem u. Kelemen L. u. 1., 2900 Komárom, Maďarsko („Spartan HU“), společností ADVENTURED SPORT EVENTS S.R.L., se sídlem Drumul INTRE TARLALE, Nr. 41C, BIROUL 24, Etaj 2, Bucuresti Sectorul 3, 032982, Rumunsko („Spartan RO“), občanským sdružením AROO – občianske združenie, se sídlem 1. mája 1433, 02302, Krásno nad Kysucou, Slovensko (dále označovány společně jako Společnosti); pro účely těchto zásad jsou tyto společnosti také dále označovány jako „Skupina SPARTAN“; společnosti Skupiny SPARTAN zpracovávají konkrétní osobní údaje a citlivé osobní údaje o Vás a určují účel a prostředky jejich zpracování a jsou tedy ve vztahu k těmto údajům správcem těchto údajů (dále jednotlivě „Správce nebo Společnost“). Společnosti Skupiny SPARTAN mohou tyto údaje vzájemně sdílet a zpracovávat; za účelem takového zpracování uzavřely mezi sebou smlouvy o zpracování ve smyslu ustanovení čl. 28 GDPR, na základě nichž garantují zajištění veškerých práv subjektů údajů ve vztahu k takovému zpracování.

Osobní údaje – veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě (dále „subjekt údajů“); identifikovatelnou fyzickou osobou je fyzická osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý identifikátor, například jméno, identifikační číslo, lokační údaje, síťový identifikátor nebo na jeden či více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity této fyzické osoby.

Citlivé osobní údaje – představují údaje, které by mohly odhalit váš rasový nebo etnický původ, náboženské vyznání, politické nebo filozofické přesvědčení, členství v odborech, informace o vašem zdravotním stavu nebo sexuálním životě, genetické údaje nebo biometrické údaje pro účely jedinečné identifikace osoby.

Smluvní partner – fyzická osoba, se kterou uzavřela Společnost smlouvu v rámci výkonu své podnikatelské činnosti.

Zpracování – jakákoliv operace nebo soubor operací s osobními údaji nebo soubory osobních údajů, který je prováděn pomocí či bez pomoci automatizovaných postupů, jako je shromáždění, zaznamenání, uspořádání, strukturování, uložení, přizpůsobení nebo pozměnění, vyhledání, nahlédnutí, použití, zpřístupnění přenosem, šíření nebo jakékoliv jiné zpřístupnění, seřazení či zkombinování, omezení, výmaz nebo zničení.

Zpracovatel – fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který zpracovává osobní údaje pro Správce.

Příjemce – fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, kterým jsou osobní údaje poskytnuty, ať už se jedná o třetí stranu, či nikoli. Avšak orgány veřejné moci, které mohou získávat osobní údaje v rámci zvláštního šetření v souladu s právem členského státu, se za příjemce nepovažují; zpracování těchto osobních údajů těmito orgány veřejné moci musí být v souladu s použitelnými pravidly ochrany údajů pro dané účely zpracování.

Třetí strana – fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který není subjektem údajů, Správcem, Zpracovatelem ani osobou přímo podléhající správci nebo zpracovateli, jež je oprávněna ke zpracování osobních údajů.

2. TYPY SHROMAŽĎOVANÝCH OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Vyplněním přihlášky/registrací k závodu nebo registrací k dobrovolnické činnosti vzniká mezi Vámi a Společností (Správcem) smluvní vztah. Při vzniku nebo v průběhu smluvního vztahu může Správce zpracovávat osobní údaje o Vás, a to konkrétně ty osobní údaje, které jste Společnosti (za účelem realizace smluvního vztahu – viz níže) před vznikem nebo v průběhu smluvního vztahu poskytli. Správce zpracovává zejména tyto typy osobních údajů:
– Identifikační údaje, například vaše jméno, příjmení, fotografii, datum narození, rodné číslo, pohlaví;
– Údaj o konfekční velikosti
– Kontaktní údaje, například adresa vašeho trvalého bydliště, kontaktní adresa, osobní telefonní čísla a e-mailové adresy, bankovní spojení, platební informace, kontaktní údaje osob Vámi určených jako kontaktů pro nouzové případy

V průběhu závodu můžeme získávat následující osobní údaje zpracovávané za účelem realizace smluvního vztahu s Vámi, plnění zákonných povinností a realizace oprávněných zájmů Správce (viz. níže). Jedná se zejména o následující údaje:
– startovní čísla/údaje evidence závodníků
– obrazové, zvukové a obrazově-zvukové záznamy (fotografie, nahrávky, videa)
– lokační údaje
– údaje o zdravotním stavu (pro případ zranění nebo zdravotní indispozice, uplatňování nároků z pojištění)

3. ÚČEL A PRÁVNÍ ZÁKLAD ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Správce shromažďuje a používá Vaše osobní údaje za účelem splnění smlouvy, která bude nebo byla mezi Vámi a Společností uzavřena, případně za účelem pojistné smlouvy. Toto zpracování osobních údajů je realizováno v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR (Nařízení Evropského parlamentu a Rady 2016/679, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů) a nepodléhá tak Vašemu souhlasu.

V případech, kdy není zpracování osobních údajů nezbytné pro splnění smlouvy, Vás může Správce v omezených případech výslovně požádat o souhlas s určitými způsoby použití Vašich osobních údajů. Pokud Správce požádá o Váš souhlas, máte vždy možnost odmítnout a jste oprávněni takový souhlas kdykoliv odvolat.

Upozorňujeme, že v případě zpracování osobních údajů dětí mladších 16 let na základě souhlasu musí být souhlas vždy udělen nebo schválen osobou vykonávající rodičovskou zodpovědnost k dítěti.

Pro úplnost uvádíme, že Správce může osobní údaje (na základě čl. 6 GDPR; bez souhlasu) rovněž shromažďovat a používat pokud je to nezbytné kvůli jiným oprávněným účelům, například:
– zajištění bezpečnosti závodů, publikování výsledků závodů, organizace závodů, zajištění ochrany majetku Správce i subjektu údajů, výkon dalších oprávněných zájmů Správce;
– prošetření potenciální incidentů nebo porušení povinností vyplývajících z právních předpisů
– pokud je to nezbytné pro dodržování zákonů a právních předpisů, například shromažďování a poskytování osobních údajů v souladu s regulatorními požadavky, daňovými předpisy nebo na žádost policie;
– na základě povolení soudu nebo při výkonu či obhajobě zákonných práv Správce;
– pokud je to nezbytné k ochraně vašich životně důležitých zájmů (nebo životně důležitých zájmů jiné osoby)

4. PŘÍJEMCI OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Správce může vaše osobní údaje sdílet také s třetími stranami – zpracovateli, včetně:
– těch, které poskytují Správci zboží nebo služby (například finanční a právní poradci, další poradci, poskytovatelé podpory v oblasti uchování dat a informačních systémů);
– jiných třetích stran, pokud se jedná o sdílení osobních údajů (1) na základě vašeho souhlasu nebo (2) je to nezbytné (i) k dodržování povinností vyplývajících z právních předpisů, (ii) k vypracování či podání skutečné či potenciální žaloby nebo k obhajobě před skutečnou či potenciální žalobou nebo (iii) k ochraně vašich životně důležitých zájmů (nebo životně důležitých zájmů jiné osoby) (iv) plnění smluv uzavřených mezi Správcem a třetí stranou.

Správce může Vaše osobní údaje (včetně citlivých osobních údajů) zpřístupnit dalším Společnostem Skupiny SPARTAN s ohledem na to, že některé činnosti nebo služby související s interním zpracováním dat., organizací závodů SPARTAN, pojištěním, marketingovými činnostmi apod. jsou sdílené v rámci Skupiny SPARTAN.

Správce může osobní údaje (včetně citlivých osobních údajů) sdílet také s třetími stranami – zpracovateli, včetně:
– těch, které poskytují Správci zboží nebo služby (časomíra a zpracování výsledků závodů, poskytovatelé on-line služeb a platebních služeb, platformy pro registraci a uzavření smlouvy, poskytovatelé podpory v oblasti uchování dat a informačních systémů, provozovatel e-shopu), jejichž průběžně aktualizovaný seznam je uveden ZDE;
– orgánů veřejné správy a zdravotních a jiných pojišťoven; pojištění závodníků je sjednáváno pro Skupinu SPARTAN ze strany Spartan SK u MetLife Europe d.a.c., pobočky pojišťovny z jiného členského státu, se sídlem Pribinova 10, 811 09 Bratislava, Slovenská republika;
– sponzorů, marketingových partnerů jednotlivých závodů SPARTAN; sponzoři a marketingoví partneři jsou uváděni na webových stránkách Společností na adrese www.spartan-race.cz;
jiných třetích stran, pokud se jedná o sdílení osobních údajů (1) na základě Vašeho souhlasu nebo (2) je to nezbytné (i) k dodržování povinností vyplývajících z právních předpisů, (ii) k vypracování či podání skutečné či potenciální žaloby nebo k obhajobě před skutečnou či potenciální žalobou nebo (iii) k ochraně Vašich životně důležitých zájmů (nebo životně důležitých zájmů jiné osoby) (iv) plnění smluv uzavřených mezi Správcem a třetí stranou. Se zpracovateli osobních údajů má Správce smluvně zajištěno zpracování osobních údajů v souladu s požadavky čl. 28 GDPR.

5. PŘEDÁVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ MIMO EVROPSKÝ HOSPODÁŘSKÝ PROSTOR

S ohledem na to, že závody SPARTAN jsou realizovány v rámci franšízové struktury založené Spartan Race, Inc., se sídlem 234 Congress Street, 5th Floor, Boston, MA 02110, USA, a jsou uskutečňovány ve více než 30 zemích světa, mohou být osobní údaje v míře nezbytné pro naplnění závazků Správce z franšízy předávány také do zemí mimo Evropský hospodářský prostor (EHP). Obdobně může předávat Vaše osobní údaje také třetím stranám se sídlem v jiné zemi. Předává-li Vaše osobní údaje do jiné země, budou vždy učiněna opatření s cílem zajistit, aby takové předání osobních údajů bylo v souladu s požadavky na ochranu osobních údajů dle GDPR a při předávání údajů do zemí mimo (EHP) bude zajištěna dostatečná úroveň ochrany.

6. DOBA UCHOVÁVÁNÍ ÚDAJŮ

Vaše osobní údaje budou uchovány pouze po dobu nezbytnou k naplnění účelů popsaných v těchto zásadách a informačním memorandu (nebo jiných účelů, které vám byly sděleny) nebo jinak požadovanou smlouvami uzavřenými s třetími stranami, příslušnými zákony či jinými vnitřními Společnosti.

Správce se zejména snaží zajistit, aby Vaše osobní údaje byly uchovávány a podle potřeby bezpečně vymazány nebo zničeny v souladu s jeho interními předpisy a požadavky právních norem.

7. VAŠE PRÁVA NA OCHRANU OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Jako subjekt údajů máte právo na:
– přístup k osobním údajům (čl. 15 GDPR),
– opravu osobních údajů (čl. 16 GDPR),
– výmaz osobních údajů (čl. 17 GDPR),
– omezení zpracování osobních údajů (čl. 18 GDPR),
– přenositelnost osobních údajů (čl. 20 GDPR),
– podání námitku proti zpracování osobních údajů (čl. 21 GDPR),
– nebýt předmětem automatizovaného rozhodování,
– odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů,
– podání stížnosti

– v ČR: u Úřadu pro ochranu osobních údajů se sídlem Pplk. Sochora 727/27, 170 00 Praha 7-Holešovice, tel.: 234 665 111, 420 234 665 111; email: posta@uoou.cz,
– v SK: u Úradu na ochranu osobných údajov, se sídlem: Hraničná 12 820 07 Bratislava 27, Slovenská republika, tel.: +421 /2/ 3231 3220, email: statny.dozor@pdp.gov.sk
– v PL: Biuro Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa
tel. 22 531 03 00, fax. 22 531 03 01, kancelaria@giodo.gov.pl
– v HU: u Úřadu Nemzeti Adatvédelmi és Információszabagság Hatóság, se sídlem: H-1125 Budapest, Szilágyi Erzsébet fasor 22/c, Maďarsko, tel.: +36 1 391 1400, +36 1 391 1410, ugyfelszolgalat@naih.hu
– v RO: u Úřadu Office of The National Supervisory Authority For Personal Data Processing (Autoritatea Naţională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal), se sídlem: B-dul G-ral. Gheorghe Magheru 28-30, sector 1, București 010336, Romunsko, tel.: +40 318 059 211, +40 318 059 212, anspdcp@dataprotection.ro;

a to v případě, že se domníváte, že bylo porušeno Vaše právo na ochranu osobních údajů.

Upozorňujeme, že v souvislosti s výše popsanými právy subjektu údajů můžou existovat omezení nebo výjimky z možnosti uplatnit práva. Správce se bude snažit s Vámi spolupracovat a projednat případné výjimky nebo omezení v případě, že z Vaší strany bude vznesen požadavek na uplatnění Vašeho práva. Máte-li jakýkoliv dotaz ohledně Vašich práv nebo chcete-li vznést požadavek ohledně výkonu takových práv v souvislosti s osobními údaji uvedenými v těchto zásadách, obraťte se písemně na kontaktní osoby, které jsou uvedeny níže.

8. KONTATNÍ INFORMACE SPRÁVCE

S případnými otázkami nebo připomínkami týkajícími se tohoto oznámení nebo postupů Správce při ochraně osobních údajů se můžete obracet pro Skupinu SPARTAN na e-mail: info@cz.spartan.com.

Správce je oprávněn kdykoliv změnit text těchto zásad a tohoto informačního memoranda s tím, že novou verzi zveřejní na svých webových stránkách.

Copyright © 2018 – Spartan Race, Inc. | Privacy Policy